Ledig stilling som administrasjonskonsulent

Bymuseet i Bergen er et kulturhistorisk og arkeologisk museum med ansvar for drift av ni museer i Bergen kommune; Rosenkrantztårnet, Håkonshallen, Bryggens Museum, Hordamuseet, Gamle Bergen Museum, Bergen skolemuseum, Damsgård Hovedgård, Alvøen hovedbygning og Lepramuseet. Bymuseet har om lag 190.000 gjenstander og foto og gir museumsopplevelser til om lag 200.000 besøkende i året. Museet forvalter 115 bygninger, hvor av 100 av dem er av høy kulturhistorisk verdi. Museet har også ansvar for kulturlandskap, samt historiske hager- og parkanlegg. Vi har 60 fast ansatte og et driftsbudsjett på om lag 60 millioner.

100% fast stilling som administrasjonskonsulent

Stillingen som administrasjonskonsulent er en nøkkelfunksjon i Bymuseet. Du er ofte den første man møter ved henvendelser til museet, og du vil arbeide med sentrale oppgaver i museets administrasjon. Med arbeidsplass på Bryggens Museum vil du også få noen oppgaver knyttet til dette museet spesielt.

Arbeidsoppgaver:

Ca 60% av stillingen:

• Ansvar for Bymuseets dokumentarkiv – både nåværende papirarkiv og kommende elektronisk sak- og arkivsystem. Dette inkluderer bl.a. dokumentfangst, journalføring, arkivering og fordeling av dokumenter til Bymuseets avdelinger, kvalitetskontroll og opplæring i arkivering og elektronisk sak- og arkivsystem. Administrasjonskonsulenten blir sentral i innføring og vedlikehold av elektronisk sak- og arkivsystem.

Ca 40% av stillingen:

• Ansvar for Bymuseets sentralbord og resepsjon, inkludert adgangskontroll, telefonbetjening og behandling av post/e-post for Bymuseet og leietakere på Bryggens Museum
• Bestillinger (kontorrekvisita, service på kontormaskiner o.a.)
• Administrativ lederstøtte og oppfølging av eierstiftelser, tilrettelegging for styremøter og andre møter
• Vedlikehold og oppdatering av intranett o Andre administrative oppgaver og forefallende arbeid

Kompetansekrav:

• Utdanning innen arkiv, administrasjon eller kontorfag

• Relevant erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning

• Relevant erfaring i bruk av elektronisk sak- og arkivsystem (NOARK-standard)

• Relevant erfaring fra kundebehandling og service

• Gode IKT-ferdigheter (Office-pakken), og erfaring med telefon og data som arbeidsverktøy

• God formuleringsevne skriftlig og muntlig på norsk og engelsk

• Erfaring fra museums- eller kultursektoren kan være en fordel

Personlige egenskaper:

• Serviceinnstilt, imøtekommende og interessert

• Strukturert, nøyaktig og ryddig

• Evne til å arbeide selvstendig og sammen med andre

• Målrettet og løsningsorientert

Vi tilbyr:

• Gode kolleger og spennende og utfordrende oppgaver ved et museum i utvikling

• Faglige utfordringer

• Regulerte arbeidsforhold og offentlig tjenestepensjon

Stillingen har til tider høyt arbeidstempo med mange «baller i luften» på en gang. Det kreves derfor stor grad av fleksibilitet og stor arbeidskapasitet. Vi vil legge vekt på dokumentert erfaring, faglige kvalifikasjoner og personlig egnethet.

Stillingen vil bli innplassert som 1408 - Førstekonsulent. Tiltredelse snarest.

Søknadsfrist 26. februar 2021

For nærmere opplysninger om stillingen, kontakt administrasjonsleder Mette Franck Johnsen (e-post: metjoh@bymuseet.no / mob 478 02 095, eller Sissel Ringkjøb (e-post: sisrin@bymuseet.no / mob 479 79 568).

Bymuseet benytter Jobbnorge.no som elektronisk rekrutteringsportal. Kun søkere som benytter vår elektroniske portal vil komme i betraktning til stillingen. Alle opplysninger fra din CV må registreres i portalen. Vitnemål og attester vedlegges søknaden.